Por María Sánchez

Herramientas ofimáticas en la nube: qué son, para qué sirven y algunos servicios

En los últimos tiempos se ha hablado mucho de Cloud Computing, como tendencia que parte de la premisa de que la informática debe estar en los servidores y la ejecución debe ser online. Se pretende así aprovechar el potencial de las TICs, como servicios y no como productos, poniéndolas a disposición de usuarios “en la nube”.

Entre las compañías pioneras en sumarse, Google, mediante utilidades como su Google Drive (antes Google Docs) como conjunto de aplicaciones ofimáticas en la nube (editor de texto, hoja de cálculo, presentaciones…), que permite, además de crear nuevos archivos, subir y compartir, para editar de forma colaborativa, otros creados previamente, off line, con herramientas convencionales. Incluye, asimismo, funcionalidades extra para, por ejemplo, crear, de forma sencilla, formularios online, y recientemente se han incorporado notables mejoras en cuanto al almacenamiento de archivos. Con ello se presenta como alternativa a otras herramientas gratuitas que, como Dropbox, permiten el almacenado y la edición colaborativa de archivos en la nube.

Otras como Microsoft, IBM o Adobe también están trabajando aplicaciones en esta línea.

De forma similar funcionan otros servicios como Zoho Docs, que integran hojas de cálculo, editores de documentos y de presentaciones en línea... con funcionalidades que permiten el trabajo colaborativo.

 

Posibles aplicaciones y ejemplos

1. Innovación en la gestión/comunicación

Las herramientas ofimáticas en la nube nos permiten trabajar sobre nuestros propios archivos sin necesidad de depender de un determinado equipo, esto es, siempre que contemos con conexión a la red, editándolos y compartiéndolos con otros usuarios.

Además, otra característica de estas herramientas, como parte de la denominada web 2.0, es que los resultados de nuestro trabajo (documentos de texto, presentaciones…) pueden integrarse fácilmente, mediante enlazado o código embebido, a cualquier sitio online (web institucional, blog…). Ello es fundamental en el caso, por ejemplo, de los referidos formularios de Google, que pueden usarse para diversas finalidades: desde crear formularios de contacto o de inscripción online hasta construir cuestionarios para realizar encuestas.

Para ver el resultado de un ejemplo real de encuesta diseñada con Google Docs (ahora Google Drive) y suministrada al personal de la UNIA con motivo de la puesta en marcha del Plan de Innovación en 2012, pulsa sobre este enlace.

https://docs.google.com/spreadsheet/viewform?formkey=dHl0M2RTUWlYcFJYRU40X2t0NEQ5bGc6MQ

Y así quedaría, por ejemplo, un formulario de inscripción a cursos para profesores diseñado mediante esta utilidad e incluido en la web de la UNIA:

https://docs.google.com/spreadsheet/viewform?formkey=dGdFN3ZEaFd6Y0hSM3Qzem5NbzRGcHc6MA

Otra de las ventajas, en estos casos, es que como autores podremos acceder luego a una hoja de Excel donde se almacenan las respuestas y desde la cual se nos da la posibilidad, asimismo, de ver los resultados en forma de gráficas o de generar nuestras propias gráficas personalizadas.

 

2. Innovación en la enseñanza-aprendizaje

También por su potencial colaborativo, el uso de herramientas ofimáticas en la nube puede contribuir al planteamiento de actividades grupales y colaborativas en nuestras acciones formativas: los alumnos pueden, por ejemplo, ir aportando a un mismo proyecto y dar acceso, para su revisión, a los docentes. Al tiempo que también pueden usarse por el propio docente para elaborar sus materiales, enlazándolos desde las plataformas de enseñanza-aprendizaje y pudiendo acceder a los mismos, para futuras modificaciones, desde cualquier equipo.