Por María Sánchez

Organizadores de tareas: qué son y para qué sirven

A menudo nos encontramos con varias tareas, citas… pendientes, y gestionar nuestro tiempo y nuestra agenda no resultan tareas sencillas, de ahí que resulte conveniente hacer uso de agendas en papel o de herramientas  tecnológicas para organizarnos.

Herramientas como los calendarios digitales integrados en servicios de webmail o mediante aplicaciones específicas, como sucede con Google Calendar, pueden servirnos para organizarnos y tener accesible la información a un clic, desde cualquier equipo o dispositivo con conexión a Internet. Y también herramientas como los marcadores sociales, al permitir almacenar enlaces y también notas, u opciones integradas en redes de microblogging como el favoritos de Twitter (que además puede conectarse con marcadores como Diigo) pueden servirnos.

Pero, ¿y si pudiéramos disponer de herramientas que integraran todas estas funcionalidades y nos facilitara tanto la gestión de información pendiente de consulta como de tareas por realizar, por así decirlo? Existen ya soluciones en este sentido online, muchas de ellas, como las que se incluyen aquí, de carácter gratuito.

Elegir una u otra antes de comenzar a usarlas, dependiendo de las necesidades de cada usuario, resulta fundamental y es la primera cuestión por decidir para que la gestión de nuestros asuntos por resolver sea exitosa. En el sentido de que, como apunta David Allen en su libro Getting Things Done en el que habla de las teorías así denominadas (GTD), es necesario borrar de la mente las tareas pendientes para poder realizarlas con una concentración mayor.

La referencia a Allen está extraída del siguiente post: http://aegxxi-comolohago.blogspot.com.es/2012/03/gestion-del-tiempo-cinco-programas-web.html

 

Posibles aplicaciones

Se trata por tanto de magníficas herramientas para la gestión de la información y la gestión del tiempo, así como para realizar labores de vigilancia del entorno, en el sentido de que almacenemos datos o referencias relacionados con lo que hacen otras personas o instituciones. Pueden incluso servir para gestionar proyectos en los que participa un equipo de personas. Nos ayudan, en síntesis, a mejorar nuestra productividad, tanto personal como profesional.

1. Innovación en la gestión.

En este ámbito, y empleadas en conexión con otros sistemas de gestión de la información, pueden ser de especial utilidad, en el sentido reseñado, para determinados perfiles profesionales, como encargados de funciones de secretaría, técnicos especializados, directores de equipos o project managements…

2. Innovación en la comunicación.

Muy útiles por ejemplo para controlar plazos y tareas de campañas de comunicación y seguimiento de medios, citas con determinados cargos o entidades para entrevistas o comparecencias; organización de eventos; etc.

3. Innovación docente.

Sobre estos organizadores de tareas se puede, por ejemplo, organizar el plan de trabajo de una asignatura, anotando los principales hitos en cuanto a actividades y plazos de entrega, fechas de exámenes; preparar recursos didácticos recopilando información;  compartir información con otros profesores o estudiantes; almacenar o grabar clases o conferencias; etc. Muy interesantes también para la gestión de proyectos de investigación. Sin olvidar que los propios estudiantes pueden hacer uso de este tipo de aplicaciones para su organización individual o para el trabajo colaborativo (la idea de realizar proyectos conjuntos, repositorios colectivos de documentos o listados grupales de enlaces web… como actividades dentro de procesos de enseñanza-aprendizaje).

En este artículo hay muchas más ideas sobre cómo usar una herramienta de este tipo, Evernote, en el ámbito de la enseñanza-aprendizaje:

 “12 formas de usar Evernote… (2012)”: http://www.totemguard.com/aulatotem/2012/09/12-formas-de-usar-evernote-para-profesores-y-estudiantes/

 

Principales herramientas

Entre las herramientas más conocidas, la ya reseñada Evernote, que integra tanto un programa de escritorio con espacio para almacenar ficheros como la posibilidad de sincronizarlo online, de forma que toda la información esté accesible, en la nube, desde distintos equipos y ubicaciones (dispone también de versión para dispositivos móviles). Integra, además, utilidades para capturar información online y guardarla de forma organizada, por carpetas, etiquetas… Se trata, en síntesis, de una especie de libreta donde el usuario puede ir apuntando tanto ideas y notas como tareas.

Esta herramienta puede usarse, como proponen algunos, combinadas con otras como Skitch para elaborar bocetos a partir de capturas de pantalla y anotaciones; Instapaper para guardar documentos para revisar posteriormente; o Ifttt (If This Then That), que permite crear combinaciones de aplicaciones o “recetas” para gestionar lo que nos interese en este momento.

Así se explica en este post:

http://socialmediablog.es/5-herramientas-para-gestionar-contenidos-con-eficacia/

 

Catch o Any.do, tal como se explica en el siguiente artículo, son similares a Evernote:

http://recursostic.educacion.es/observatorio/web/es/software/software-educativo/1070-las-mejores-aplicaciones-educativas-para-android?start=3

 

Mientras que Leader Task es otro organizador que presenta, en su caso, las tareas en forma de árbol, jerarquizadas, y que integra un calendario y la posibilidad de crear listas de contactos  y agendas personalizadas.

Otra herramienta más orientada a la gestión de proyectos grupales, puesto que permite delegar tareas en otros usuarios, es Nirvana, para cuyo uso se requiere recibir una invitación.